college-students

Pendahuluan

Odoo adalah software Enterprise Resource Planning (ERP) yang lengkap dan modular. Didalamnya terdapat modul Finance Accounting, Purchase, Sale dan CRM (Contact for customer and supplier), HR + Payroll, Manufacturing, Project Management, Document Management, Inventory and Warehouse Management, Dashboards, menduung Multi-company, Multi-currency, dan Multi-language.

Namun, untuk diimplementasikan di sebuah kampus, Odoo harus dimodifikasi terutama untuk penambahan fitur yang terkait dengan pengelolaan data mahasiswa dan historis nilai kuliah, dosen, alumni, dan keluarga mahasiswa.

Disamping itu, dengan adanya ketentuan dari DIKTI bahwa semua perguruan tinggi wajib melaporkan aktivitas operasionalnya masing-masing, perlu adanya module yang bisa berinterface dengan sistem yang disediakan oleh DIKTI dengan format data tertentu.

Berikut ini gambaran sistem informasi yang seharusnya ada pada sebuah perguruan tinggi di Indonesia.

erp akademik

Keterangan modul:

Modul

Keterangan

Academic Information System

Core sistem informasi akademik. Terdiri dari modul:

  • Penerimaan mahasiswa baru / Online Offline

  • Data Mahasiswa

  • Data Kelas

  • Data Jadwal

  • Data KRS, KHS, dan Transkrip Nilai

  • Data Beasiswa

  • Master data Matakuliah dan Kurikulum

  • Data Dosen, kaitan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi (Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat)

  • Data Survey EDOM (evaluasi dosen oleh mahasiswa) secara online

Budgeting

Modul anggaran perguruan tinggi. Proposal Terpisah dengan yang ini.

Accounting

Modul akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai standard laporan perguruan tinggi di Indonesia

HRD & Payroll

Modul pengelolaan data Dosen dan Karyawan perguruan tinggi dan sistem penggajian

Fixed Asset Management

Modul pengelolaan data Aktiva Tetap suatu perguruan tinggi

Purchasing

Modul pengelolaan proses permintaan, pengadaan, dan pembelian Aktiva Tetap dan Bahan Habis Pakai

Warehouse

Modul pengelolaan data barang Aktiva Tetap dan Habis Pakai di gudang

PD DIKTI

Modul interfacing dengan sistem PD DIKTI (web service dan import CSV)

SPC (BNI, atau bank lain)

Modul interfacing dengan sistem Student Payment Center (SPC) BNI/bank lain, sehingga mahasiswa dapat membayar tagihan uang kuliah melalui ATM (dan channel lain) BNI/Bank lain dan mengakibatkan Tagihan Mahasiswa (invoice) di Odoo menjadi Paid status

 

Benefit

Dengan mengimplementasikan sistem ERP perguruan tinggi, maka perguruan tinggi akan mendapat benefit seperti di bawah:

  • Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran secara online melalui portal web

  • Mahasiswa dapat melakukan pembayaran uang pendaftaran dan uang kuliah melalui channel ATM/ SMS/ Internet Banking (contohnya BNI)

  • Mahasiswa dapat melihat data tagihan, nilai, KRS/KHS, dan tugas secara online melalui portal web

  • Data mahasiswa tercatat rapi mulai dari proses penerimaan, seleksi ujian masuk, menjadi mahasiswa, nilai perkuliahan, sampai dengan lulus dan menjadi alumni.

  • Data keuangan mahasiswa terintegrasi dengan sistem Akunting dan Keuangan

  • Data nilai mahasiswa tercatat aman sehingga tidak semua orang bisa mengakses / merubah data nilai mahasiswa di sistem

  • Dapat menampilkan laporan keuangan sesuai dengan standard perguruan tinggi di Indonesia

  • Dapat menghasilkan data laporan aktivitas perkuliahan dan dosen untuk disampaikan ke DIKTI melalui web service maupun import CSV

  • Proses bisnis perguruan tinggi terjadi secara online dan paperless antar unit kerja

  • Proses permintaan pengadaan barang (aktiva tetap dan habis pakai) dari unit kerja dan pengadaan serta pembelain ke Supplier tercatat dengan rapi (proses supply chain management)

  • Data aktiva tetap tercatat dengan rapi, berikut lokasi, kondisi, siapa yang terakhir memegang, daftar inventaris ruangan, depresiasi terhitung otomatis dan masuk ke laporan akunting

  • Data aktivitas dosen tercatat dengan rapi meliputi kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menghitung nilai KUM

  • Pada akhirnya akan Meningkatkan Nilai Akreditasi Perguruan Tinggi

Fitur Modul Akademik

Module

Keterangan

Pendaftaran

  • Calon Mahasiswa

Data entry untuk calon mahasiswa baru

  • List Total Calon Mahasiswa

Daftar calon mahasiswa yang lulus seleksi dan yang tidak lulus

  • PMB

Proses seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

  • Jadwal USM

Data jadwal Ujian Seleksi Masuk

Konversi

  • Permohonan Konversi

Entry data permohonan dan proses konversi nilai mahasiswa pindahan

  • MK Asal

Data mata kuliah asal perguruan tinggi

  • PT Asal

Data asal perguruan tinggi

  • Master Mapping Konversi

Data mapping mata kuliah di perguruan tinggi asal dan internal

KBM

  • Kelas

Data pembagian kelas

  • Jadwal

Data jadwal kuliah

  • Absensi dan Nilai

Data absensi mahasiwa dan nilai

Civitas

  • Mahasiswa

Database mahasiswa

  • Cuti Kuliah

Entry dan proses permohonan cuti kuliah

  • Wisuda

Data wisuda

  • Alumni

Data alumni

  • Dosen

Data dosen

Studi

  • Kartu Rencana Studi

Entry dan pengelolaan data Kartu Rencana Studi

  • Kartu Hasil Studi

Entry dan pengelolaan data Kartu Hasil Studi

  • Transkrip

Entry dan pengelolaan data Transkrip Nilai

Kurikulum

  • Kurikulum

Master data kurikulum (paket mata kuliah per semester)

  • Matakuliah

Master data mata kuliah

Konfigurasi

  • Ruangan

Master data Ruang Kuliah

  • Fakultas

Master data Fakultas

  • Program Studi

Master data Program Studi

  • Tahun Akademik

Master data Tahun Akademik

  • Semester

Master data Semester

  • Nilai

Master data Range Nilai

  • Yudisium

Master data Range Yudisium

  • Jenis Pelanggaran

Master data Jenis pelanggaran

  • Pembayaran

Master data Pembayaran

  • Jenis Pendaftaran

Master data Jenis Pembayaran

  • Beasiswa

Master data Beasiswa

Import

  • Matakuliah, Kurikulum

Import data awal mata kuliah dan kurikulum dari data CSV DIKTI

  • Lulus/Cuti/DO Mahasiswa

Import data awal status mahasiswa dari data CSV DIKTI

  • Mahasiswa, KRS

Import data awal mahasiswa dan KRS nya dari data CSV DIKTI

  • Nilai Mahasiswa

Import data awal nilai mahasiswa dari data CSV DIKTI

 

Video YouTube tentang fitur Sistem Informasi Akademik menggunakan Odoo/OpenERP:

 

 

 

Info lebih lanjut: hubungi info@vitraining.com
Klik http://www.vitraining.com

Fitur Utama

– Registrasi Calon Mahasiswa
– Pengelolaan Data Invoice dan Pembayaran Ujian Saringan Masuk
– Proses Ujian Saringan Masuk
– Seleksi Calon Mahasiswa
– Data Mahasiswa
– Cetak KTM
– Pengelolaan Data Kelas
– Pengelolaan Data Jadwal Kuliah dan Dosen Wali
– Pengelolaan Data Kartu Rencana Studi (KRS)
– Pengelolaan Data Kartu Hasil Studi (KHS)
– Pengelolaan Data Invoice dan Pembayaran Uang Kuliah
– Pengelolaan Data Nilai Ujian, Ulangan, dll
– Cetak KHS
– Pengelolaan Data Tugas Ahir
– Pengelolaan Data Transkrip Akademik
– Cetak Transkrip Akademik
– Pengelolaan Data Yudisium
– Pengelolaan Data Wisuda
– Pengelolaan Data Alumni

Contoh Tampilan

Form Calon Mahasiswa

calon mahasiswa

 

 

Proses Seleksi Calon Mahasiwa

Proses Seleksi Calon Mahasiwa

 

Jadwal Ujian Saringan Masuk

Jadwal Ujian Saringan Masuk

Proses Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan

Proses Konversi Mata Kuliah Mahasiswa Pindahan

Absensi Mahasiswa

Absensi Mahasiswa

Kartu Rencana Studi

Kartu Rencana Studi

 

Master Kurikulum

Master Kurikulum

 

Form Registrasi Online Web

Form Registrasi Online Web

 

Portal Web Mahasiswa. Untuk melihat data tagihan uang kuliah, bangunan, upload tugas, data nilai, berita dan sebagainya.

Portal Web Mahasiswa

 

Info demo produk, harga, layanan dan info lebih lanjut, hubungi:

  • info@vitraining.com
  • WA 0813 2037 9277
Odoo/OpenERP untuk Sistem Informasi Akademik
Tagged on: